한국후지제록스가 스캔문서 전달 및 정리 업무를 버튼 두 번으로 끝낼 수 있는 ‘클라우드 스캔 자동화 서비스’를 출시했다.
클라우드 스캔 자동화 서비스는 예산상의 문제로 스마트워크 솔루션 구축을 위한 별도의 장비나 인력 도입이 어려운 중소중견기업에게 더욱 간편하게 클라우드 중심의 사무환경 서비스를 제공하기 위해 마련된 서비스다.
특히 견적서, 계약서, 수발주서 등의 서류를 스캔하고 사내 담당자에게 전달하기까지 거쳐야 하는 번거로운 과정을 단축할 수 있다고 회사 측은 강조했다.
기존에는 스캔 대상 사이즈 및 PDF, JPEG, TIFF와 같은 파일형태 등을 직접 설정하고 스캔한 뒤, 본인의 컴퓨터에 다운 받고 수신자 메일주소를 확인해서 전송해야 했는데 이번 서비스 이용 시 모든 과정을 버튼 두 번으로 마무리할 수 있다는 설명이다.
클라우드 스캔 자동화 서비스는 종이 문서를 스캔 할 때 복합기 상의 설정 화면에서 견적서, 계약서 등 미리 설정해둔 문서 종류를 선택하고 시작 버튼을 누르면 바로 담당자와 연결된 클라우드 서버 ‘워킹폴더(Working Folder)’에 자동 저장한다.
이를 이용하면 문서가 누락되거나 잘못 전달될 위험성도 없을 뿐 아니라 날짜별로 스캔폴더가 생성돼 차후 검색을 통해 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있다.
더욱이 클라우드 서버로 전달된 스캔파일은 언제 어디서나 수신자가 스마트폰, 태블릿 PC 등 휴대용 모바일 기기에서 확인 후 업무 진행이 가능하다는 이점을 갖는다.
우에노 야스아키 한국후지제록스 대표는 “중소중견기업의 경우 스캔 등 주변 업무로 직원들이 핵심 업무에 집중하지 못해 업무 효율성이 떨어지는 경우가 많다”며 “앞으로도 클라우드를 활용한 다양한 솔루션 및 서비스를 통해 중소중견기업의 운영비용 절감 및 생산성 향상을 도울 예정”이라고 말했다.
