폴리콤코리아가 ‘디파이 디스턴스(Defy Distance) 캠페인’ 일환으로 기업의 영업과 마케팅, HR을 비롯한 각 부서의 업무 환경을 개선할 수 있도록 ‘IT팀이 제시하는 영상 회의 활용법’을 발표했다.

디파이 디스턴스 캠페인은 폴리콤이 진행하는 글로벌 캠페인중 하나로 영상 협업 솔루션을 통해 마케팅과 엔지니어링, 고객서비스, 인사, CEO, 재무, 시설관리, IT, 영업 등 기업 내 다양한 부서에서 당면하고 있는 협업을 위한 커뮤니케이션 상의 제약과 한계를 극복하고 조직 전체의 업무 효율성을 혁신적으로 개선할 수 있는 방안을 제시한다.

이 중에서도 IT팀은 기업의 성장을 위해 전략적 파트너로서 새로운 기술과 솔루션을 찾아내고 활용하기 위해 끊임없이 고민하고 실천하는 부서로서 단순한 IT 인프라 도입에서 한발 더 나아가 기업의 경쟁력 강화를 위해 전반적인 비즈니스 프로세스를 개선하고 유기적인 협업 문화를 장착시키는데 주력하고 있다.

한 예로 IT팀은 기업의 각 부서 업무에 영상 협업 솔루션을 활용해 기존 대면 회의를 대체함으로써 거리의 제약을 없애고 시간과 비용을 절감함으로써 업무 효율성을 높이는 등 실질적인 혜택을 얻고 있다. 

이를 반영하듯 실제로 폴리콤의 독립 컨설팅 회사인 APMG 리서치가 최근 5000명의 비즈니스 전문가들을 대상으로 진행한 ‘영상 협업 활용도 조사’ 결과에 따르면 IT 전문가들의 83%가 영상 회의가 업무에 도움이 된다고 답변했다.

따라서 IT팀은 다양한 부서들을 대상으로 각 업무의 특성을 고려하여 적극적으로 활용할 수 있는 유용한 영상 협업 방법을 제시하고 활용 효과와 혜택에 대한 정보를 지속적으로 소개하고 있다. IT 팀이 제시하는 각 부서 영상 회의 적용 방법은 다음과 같다.

영업 팀 = 영상 회의 솔루션을 활용하면 이동할 필요 없이 언제 어디서나 영업에 필요한 업무 내용을 공유하고 이동중인 영업 사원들을 위한 멀티미디어 교육도 진행할 수 있다. 영업 팀은 영상 협업을 통해 내부는 물론 외부 관계자, 고객들과도 보다 용이하게 접촉할 수 있어 신속하고 효과적인 업무 수행이 가능해진다.

마케팅 팀 = 영상 협업은 기존에 문서나 음성으로만 진행되면서 초래될 수 있는 커뮤니케이션 상의 혼선을 줄이고 실시간으로 대면 대화하며 내용을 명확하게 확인 할 수 있다. 또한 마케팅 팀은 영상 기술을 활용한 실시간 협업을 통해 보다 효과적인 신제품 출시 마케팅 전략을 실행해 제품 출시에 소요되는 시간을 크게 단축시킬 수 있다. 뿐만 아니라 공급업체 및 파트너 사들과 영상회의를 통해 긴밀하고 원활하게 업무를 진행할 수 있다.

HR팀 = 영상 회의 솔루션을 활용해 구직자 면접 지역의 한계를 없애 우수한 인재 채용 기회를 넓힐 수 있다. 영상을 통한 면접은 면접관과 지원자가 이동을 해야 하는 제약 없이 생생한 면대면 면접을 진행함으로써 면접을 위한 출장비용을 줄이고 업무 효율성도 높일 수 있다. 또한 영상 회의를 활용한 내부 교육은 곳곳에 흩어져 있는 모든 직원들에게 일관성 있는 양질의 교육을 제공할 수 있다.

고객서비스 팀 = 영상 기술을 이용하면 전화 통화 위주의 고객 서비스에서 벗어나 원격으로 접속한 고객들에게 직접 시연해 적절한 솔루션을 제공함으로써 고객 만족도를 향상시킬 수 있다. 또한 필요 시 현지 언어를 구사하는 담당자와 연결해 이해도를 높일 수 있다.

신대준 폴리콤코리아 지사장은 “오늘날 IT팀은 기업의 핵심 부서로, 최신 기술을 도입해 비즈니스 경쟁력을 갖추기 위한 방법을 항상 고민하고 있다”며 “영상 기술을 다양한 부서에 적용해 혁신을 이어갈 수 있도록 다양한 활용 방안을 고민해 볼 시점”이라고 말했다.