최근 단국대학교는 그룹웨어 도입을 준비하며 대규모 사용자 층인 학생은 비용과 운영부담이 없는 오피스 365의 '익스체인지 온라인(Exchange Online)'으로, 높은 보안 수준이 요구되는 교직원용 이메일은 '익스체인지 서버(Exchange Server)'를 직접 구축해 관리하는 하이브리드 환경으로 이메일 서버 구축을 완료했다.
과거 이용률이 낮았던 대학교 도메인 기반 이메일이 최근 온라인상에서 대학생 증명용으로 많이 사용됨에 따라 사용이 늘어나게 되자 단국대학교는 지난해 그룹웨어 도입을 추진하며 이메일 서버도 함께 교체를 결정했다.
하지만 이러한 학생 수요를 충족하기 위해서는 이메일 서버 성능 및 스토리지 용량에 대한 이슈로 인해 비용적인 부담에 직면하게 됐으며 이를 해결하기 위해 MS의 클라우드 기반 솔루션인 오피스 365를 도입했다고 단국대측은 설명했다.
이를 통해 단국대학교는 서버 운영, 업그레이드, 스토리지 증설 등의 문제 없이 학생들이 원하는 최신 기능 지원 요구를 수용할 수 있게 됨은 물론 심지어 졸업생들에게까지 평생 이메일 서비스를 제공할 수 있는 환경을 구축하게 됐다.
특히 단국대학교는 오피스365 도입을 통해 얻은 다양한 효과 중 비용절감 부문에서 개선을 이뤄냈다고 강조했다. 과거 이메일 서버 운영비용이 약 1억원 정도였던 것과 비교하면 학생용 이메일 서비스 제공 비용을 절감했다는 것.
또한 학생들의 눈높이에 맞춰 25GB에 달하는 이메일 사서함을 제공할 수 있게 됐다고 덧붙였다.
사용자들에게 25GB의 용량을 자체적으로 제공하려면 막대한 스토리지 비용이 들 수 있지만 MS의 클라우드 서비스를 통해 별도의 비용 없이 제공할 수 있게 됐다는 것이다.
이외에도 단국대학교는 기존의 학교 이메일 시스템이 스마트폰이나 태블릿에서 이용이 불편하고 외국 출장이 많은 학생 및 교직원들에게 있어 다국어 지원이 되지 않는 점 등 지적돼 오던 문제들도 오피스365를 도입, 모두 해결했다고 밝혔다.
김도연 단국대학교 정보화기획센터 정보기획팀 과장은 "이메일 서버 환경을 오피스365를 활용해 하이브리드 형태로 구축함으로써 비용 절감은 물론 관리에 있어 '선택과 집중'의 효과를 얻어냈다"며 "학생 비율이 높은 대부분의 메일 계정은 MS의 클라우드 서비스를 활용하고 높은 보안 수준이 요구되는 교직원용 이메일 서비스에 관리 역량을 집중할 수 있어 관리 효율성을 높였다"고 말했다.
한편 현재 단국대학교는 오피스365의 익스체인지 온라인만 사용 중이지만 향후 셰어포인트 온라인까지 확대해 협업 기능을 강화해 나갈 예정이다. 이를 통해 대학 환경에 맞는 통합 커뮤니케이션과 협업 모델을 구축해 나갈 계획이다.
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