기업 내 통합 문서 관리 위한 인텔리전트 플랫폼, 랩소디(Wrapsody)

[CCTV뉴스=신동훈 기자] 전사 문서에 대한 효율적인 관리가 기업의 경쟁력을 높일 수 있다는 인식에 따라, 다양한 시스템이 수십 년 간 기업에 도입돼 왔다. 특히 최근에는 컴퓨팅 환경이 클라우드로 옮겨 가면서 보다 효율적인 문서관리 체계를 도입하려는 수요가 많아졌다.

하지만 클라우드 서버 환경이 도입됐다고 해서 시스템 중심의 문서관리 체계가 기존 ECM에 대비해서 큰 개선이 이루어졌다고 보기는 어렵다. 기업 내에서 생성되는 문서를 시스템의 특정 저장 위치를 지정해 저장하고, 공유자들도 해당 시스템에 접속하는 방식의 기존 문서관리 체계가 그대로 클라우드 환경으로 옮겨갔기 때문이다.

파수닷컴이 선보인 지능형 문서 관리 플랫폼인 랩소디(Wrapsody)는 바로 이런 기존 ECM의 한계에 착안해 관리에 필요한 정보를 문서에 일체화시켜 암호화하는 방법을 채택했다.

랩소디는 이 방식을 바탕으로 문서를 항상 최신으로 유지함으로써 효율적인 협업과 관리를 제공한다. 랩소디를 적용한 문서를 최초 1회 공유하면 PC, 업무 시스템, 메일 등 문서가 저장된 위치나 복사본 여부와 관계없이 문서 열람 시 최종버전으로 자동 동기화된다. 따라서 문서의 버전이 업데이트 될 때마다 사본 저장과 별도의 공유를 하지 않아도 언제 어디서나 최신 문서를 확인할 수 있다.

이와 함께 랩소디는 문서의 사용과 유통 등 모든 데이터를 수집해 문서에 대한 이력 관리 또한 용이하다. 문서 정보가 일체돼 있는 장점을 살려 기존 문서에서 파생돼 생성된 브런치 파일에 대한 효과적인 시각화 툴을 제공함으로써, 사용자의 문서 사용 이력 조회, 문서간의 연관관계 파악, 배포 문서에 대한 유통 경로 등을 손쉽게 확인할 수 있다.

각각 브런치 맵(Branch Map)과 브런치 뷰(Branch View)로 명명된 화면을 통해 문서의 파생 단계를 파악하고 필요 시 원하는 문서에 대한 흐름을 잘 파악해 작성 목적에 맞는 기존 문서를 빠르게 찾아 참조할 수 있다. 랩소디는 모든 사용 내역에 대한 추적이 완벽하게 진행되는 점을 살려, 특정 문서에 대한 열람자의 사용 현황과 그에 따른 웹 화면을 제공하고 있다.

유시지 맵(Usage Map)으로 불리는 화면은 특정 문서가 전사의 조직도를 통해 어떤 부서의 특정인이 기간 내에 몇 번 열람했는지에 대한 상세 데이터를 시각화 툴을 통해 제공한다. 이 외에도 사내에서 랩소디 문서를 통해 결재를 대체하기 위한 문서 열람 요청 기능을 제공하고 있다. 랩소디는 문서를 쉽고 빠르게 찾기 위해서 Wrapping(랩소디를 통해 암호화) 후에도 본문에 대한 검색 기능을 제공하며, 복수의 태그를 지정해 원하는 문서에 대한 접근을 용이하게 하는 기능을 제공하고 있다.

이와 함께 기업 내 PC를 대상으로 하는 랜섬웨어의 공격에 대응하기 위해 문제 발생 시 쉽고 빠르게 기존 저장위치와 문서를 복구하기 위한 인스턴트 리커버리(Instant Recovery) 기능을 제공한다.

최근에는 한국어를 지원하는 랜섬웨어가 새롭게 등장하고 개인이 아닌 조직을 노린 랜섬웨어가 늘면서 그 피해 규모도 커졌다. 세계 최대 보안 컨퍼런스 RSAC2017에서도 랜섬웨어에 대한 위협을 중요한 아젠다로 제시하고 있다.

하지만 랜섬웨어를 100% 완벽하게 막기가 점차 어려워지는 만큼 백업을 강화하는 것이 최선책으로 꼽히고 있다. 랩소디의 경우 사용자가 특별하게 의식하지 않더라도 PC 내의 문서가 생성되는 단계에서부터 완벽한 보호가 적용되며, 수정된 내용이 서버에 버전 별로 자동 저장되고 필요시에는 복구를 원하는 PC의 원래 위치로 기존 문서를 빠르게 복구할 수 있다.

이 외에도 문서 별 채팅 기능을 제공해 협업을 활성화하고 그 과정을 기록하는 기능과 원하는 문서를 애플리케이션 없이도 웹상에서 미리 열어 내용을 볼 수 있는 웹 프리뷰 기능도 지원한다. 무엇보다 플랫폼으로서의 장점을 살려 기존에는 각각의 시스템으로 관리되던 다양한 업무들을 랩소디를 통해 응용하는 사례가 다수 발굴되고 있다. 랩소디를 활용한 영업현황 관리, 지식경영 시스템, 인사평가, 재고관리, 인증 사후관리 등이 그 예이다.

문서를 조직 내에서 원하는 업무 특성에 맞춰 작성한 뒤 다수의 직원이 참여해서 수시로 내용을 추가하거나 수정하면, 공유자로 지정된 직원들에게 자동으로 최신 업데이트 내용이 공유되는 랩소디 특징과 기존 시스템과의 연동이 결합된 독특한 활용이 이러한 유형에 해당한다.

랩소디는 윈도우 기반의 PC와 안드로이드, iOS 등의 모바일을 비롯해서 Mac OS까지 지원하면서 적용 범위를 점차 확대해 나가고 있다. 특히 기존 문서관리 체계가 특정 문서 포맷에 제한되었던 것을 최근 업데이트를 통해 랩소디 문서 포맷과 상관없이 모든 종류의 문서를 대상 범위로 지원하고 있다.

파수닷컴은 금년 별도의 사업부서(도큐먼트 플랫폼사업본부, DP사업본부)를 신설하고 기업 문서관리 플랫폼 랩소디(Wrapsody)를 확산하기 위한 공격적인 영업과 마케팅에 나서고 있다. 특히 파수닷컴의 해외 거점인 미국 내 현지 법인 FasooInc을 통해 북미 시장에 대한 진출을 다각도로 모색하고 있다. 이와 관련 올 2월에 미국 샌프란시스코에서 개최된 RSA 2017에 랩소디를 소개하는 부스를 운영해 행사 기간 중 방문 잠재 고객과 애널리스트와 현지 매체들로부터 큰 관심과 호응을 얻어낸 바 있다.

적용 사례

SI업체 K사, 랩소디 통해 프로젝트 제안서 공동 작업 효율성 개선

해결 과제

K사는 평균적으로 한 프로젝트에 6명의 팀원이 참여해 제안서를 작성한다. 각 팀원은 작성한 문서를 이메일과 파일서버를 통해 공유하는데, 문서를 취합하는 과정에서 부주의로 인한 실수가 발생해 제안서 버전관리에 혼란을 겪었다.

제안서 취합을 담당한 팀원은 파일명으로 버전관리를 하고 각 팀원에게 공유했다. 이 과정에서 잘못된 버전이 공유되기도 하고, 각 팀원들이 이메일, 파일서버를 통해 공유 받은 문서를 체계적으로 관리하지 않아 최신버전을 찾는데도 많은 시간이 소요됐다. 이런 상황으로 인해 제안서 제출기한을 간신히 맞추는 경우가 발생했다.

K사는 문서 취합과 버전관리에 시간이 낭비되는 문제를 해결하기 위한 대책으로 다양한 클라우드스토리지 서비스나 온라인 편집서비스 등을 검토했으나, 이러한 서비스들은 제안서 작성 과정에서 발생하는 다량의 문서를 지속적으로 관리하기 어려워 공동작업과 문서관리를 동시에 지원할 수 있는 대안을 찾고 있었다.

도입 효과

랩소디를 도입한 후, 프로젝트 매니저가 제안서 초안을 랩소디 문서로 만들어 공동작업을 할 팀원들에게 공유하고, 팀원들은 각자의 PC에 해당 문서를 저장하고 담당한 영역을 개별적으로 작성하게 됐다. 최초 공유한 제안서에 모든 팀원들이 업데이트한 내용이 빠짐없이 반영되기 때문에, 이메일, 파일서버 등을 통해 문서를 반복적으로 공유하지 않아도 된다. 각 팀원이 업데이트한 문서는 서버에 자동으로 버전별로 관리돼 최신버전을 찾거나 별도로 문서를 취합하는 데 시간낭비를 하지 않게 돼 업무효율이 향상됐다.

팀원들은 제안서 작성에만 집중할 수 있고 실수나 불필요한 시간낭비로 제안서 제출기한을 맞추지 못하는 일이 없게 됐다. 또한 자동백업과 직관적인 문서검색 기능으로 프로젝트 진행중에 발생하는 수 많은 문서를 빠짐없이 저장하고 쉽게 찾아 볼 수 있게 됐다.

식품가공업체 S사, 글로벌 지점 매출 통합관리 업무 환경 마련

해결 과제

전 세계 20개 도시에 영업지점을 보유한 S사의 본사 재무팀 담당자는 매주 정기적으로 각 지점의 주간 판매 실적을 취합해 매출추이를 분석한다. 각 지점 담당자가 판매실적 자료를 작성해 이메일로 전송하면, 본사 담당자는 받은 메일에 첨부된 20개의 문서를 일일이 확인하고 취합하는 일을 매주 기계적으로 반복하고 있었다.

정해진 일정 내에 실적을 보내지 않은 지점이 있는 경우, 본사 담당자는 어떤 지점이 누락된 것인지 확인하고 재요청 메일을 보냈다. 이렇게 실적을 취합하는 과정에서 시간이 지체되면 본사 담당자는 재무팀장의 독촉을 받게 돼 곤란했고, 각 지점 담당자 입장에서도 매주 이메일을 통해 영업실적을 보내고 수정사항이 있으면 또다시 보내야 하는 과정이 번거롭다고 생각했다.

매주 반복되는 과정을 효율적으로 개선하기 위해 각 지점의 매출을 취합하고 분석하는 웹애플리케이션을 개발하려고 했으나, 기능확장의 유연성 문제나 향후 유지보수 비용이 부담으로 작용해 검토단계에서 취소됐다.

도입 효과

S사 재무팀 담당자는 지점별 주간 판매실적 보고를 위한 템플릿문서에 랩소디를 적용해 각 지점에 공유했다. 각 지점 담당자가 매주 정해진 일정내에 각자의 PC에 저장해 둔 해당 문서에 주간 판매실적을 입력하면, 본사 담당자는 본인 PC에 저장된 각 지점별 문서를 열어 입력된 내용을 확인하기만 하면 된다.

재무팀 담당자가 엑셀파일로 각 지점에 파생 문서를 생성했을 경우에는 별도의 작업 없이도 판매실적을 취합하고 재무팀장과 공유할 수 있다. 랩소디로 인해 각 지점 담당자들은 매주 이메일로 문서를 보내고 본사 담당자가 첨부문서를 일일이 열어보아야 하는 부담을 덜 수 있었다.

게다가, 신규 업무프로세스에 대해 때마다 웹애플리케이션을 별도로 개발하는 것보다 랩소디를 사용하는 것이 기능 확장의 유연성 확보와 유지보수 비용절감에 보다 효과적인 방법이라고 판단했다.