기업 내 통합 문서 관리 위한 인텔리전트 플랫폼, 랩소디(Wrapsody)
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기업 내 통합 문서 관리 위한 인텔리전트 플랫폼, 랩소디(Wrapsody)
  • 신동훈 기자
  • 승인 2017.06.01 14:09
  • 댓글 0
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개별 시스템별 분산돼 있는 전사 문서 하나의 플랫폼으로 혁신적인 관리 가능

[CCTV뉴스=신동훈 기자] 전사 문서에 대한 효율적인 관리가 기업의 경쟁력을 높일 수 있다는 인식에 따라, 다양한 시스템이 수십 년 간 기업에 도입돼 왔다. 특히 최근에는 컴퓨팅 환경이 클라우드로 옮겨 가면서 보다 효율적인 문서관리 체계를 도입하려는 수요가 많아졌다.

하지만 클라우드 서버 환경이 도입됐다고 해서 시스템 중심의 문서관리 체계가 기존 ECM에 대비해서 큰 개선이 이루어졌다고 보기는 어렵다. 기업 내에서 생성되는 문서를 시스템의 특정 저장 위치를 지정해 저장하고, 공유자들도 해당 시스템에 접속하는 방식의 기존 문서관리 체계가 그대로 클라우드 환경으로 옮겨갔기 때문이다.

파수닷컴이 선보인 지능형 문서 관리 플랫폼인 랩소디(Wrapsody)는 바로 이런 기존 ECM의 한계에 착안해 관리에 필요한 정보를 문서에 일체화시켜 암호화하는 방법을 채택했다.

랩소디는 이 방식을 바탕으로 문서를 항상 최신으로 유지함으로써 효율적인 협업과 관리를 제공한다. 랩소디를 적용한 문서를 최초 1회 공유하면 PC, 업무 시스템, 메일 등 문서가 저장된 위치나 복사본 여부와 관계없이 문서 열람 시 최종버전으로 자동 동기화된다. 따라서 문서의 버전이 업데이트 될 때마다 사본 저장과 별도의 공유를 하지 않아도 언제 어디서나 최신 문서를 확인할 수 있다.

이와 함께 랩소디는 문서의 사용과 유통 등 모든 데이터를 수집해 문서에 대한 이력 관리 또한 용이하다. 문서 정보가 일체돼 있는 장점을 살려 기존 문서에서 파생돼 생성된 브런치 파일에 대한 효과적인 시각화 툴을 제공함으로써, 사용자의 문서 사용 이력 조회, 문서간의 연관관계 파악, 배포 문서에 대한 유통 경로 등을 손쉽게 확인할 수 있다.

각각 브런치 맵(Branch Map)과 브런치 뷰(Branch View)로 명명된 화면을 통해 문서의 파생 단계를 파악하고 필요 시 원하는 문서에 대한 흐름을 잘 파악해 작성 목적에 맞는 기존 문서를 빠르게 찾아 참조할 수 있다. 랩소디는 모든 사용 내역에 대한 추적이 완벽하게 진행되는 점을 살려, 특정 문서에 대한 열람자의 사용 현황과 그에 따른 웹 화면을 제공하고 있다.

유시지 맵(Usage Map)으로 불리는 화면은 특정 문서가 전사의 조직도를 통해 어떤 부서의 특정인이 기간 내에 몇 번 열람했는지에 대한 상세 데이터를 시각화 툴을 통해 제공한다. 이 외에도 사내에서 랩소디 문서를 통해 결재를 대체하기 위한 문서 열람 요청 기능을 제공하고 있다. 랩소디는 문서를 쉽고 빠르게 찾기 위해서 Wrapping(랩소디를 통해 암호화) 후에도 본문에 대한 검색 기능을 제공하며, 복수의 태그를 지정해 원하는 문서에 대한 접근을 용이하게 하는 기능을 제공하고 있다.

이와 함께 기업 내 PC를 대상으로 하는 랜섬웨어의 공격에 대응하기 위해 문제 발생 시 쉽고 빠르게 기존 저장위치와 문서를 복구하기 위한 인스턴트 리커버리(Instant Recovery) 기능을 제공한다.

최근에는 한국어를 지원하는 랜섬웨어가 새롭게 등장하고 개인이 아닌 조직을 노린 랜섬웨어가 늘면서 그 피해 규모도 커졌다. 세계 최대 보안 컨퍼런스 RSAC2017에서도 랜섬웨어에 대한 위협을 중요한 아젠다로 제시하고 있다.

하지만 랜섬웨어를 100% 완벽하게 막기가 점차 어려워지는 만큼 백업을 강화하는 것이 최선책으로 꼽히고 있다. 랩소디의 경우 사용자가 특별하게 의식하지 않더라도 PC 내의 문서가 생성되는 단계에서부터 완벽한 보호가 적용되며, 수정된 내용이 서버에 버전 별로 자동 저장되고 필요시에는 복구를 원하는 PC의 원래 위치로 기존 문서를 빠르게 복구할 수 있다.

이 외에도 문서 별 채팅 기능을 제공해 협업을 활성화하고 그 과정을 기록하는 기능과 원하는 문서를 애플리케이션 없이도 웹상에서 미리 열어 내용을 볼 수 있는 웹 프리뷰 기능도 지원한다. 무엇보다 플랫폼으로서의 장점을 살려 기존에는 각각의 시스템으로 관리되던 다양한 업무들을 랩소디를 통해 응용하는 사례가 다수 발굴되고 있다. 랩소디를 활용한 영업현황 관리, 지식경영 시스템, 인사평가, 재고관리, 인증 사후관리 등이 그 예이다.

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