“영상회의 솔루션으로 생산성·팀워크 향상됐다”
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“영상회의 솔루션으로 생산성·팀워크 향상됐다”
  • 이광재 기자
  • 승인 2015.06.10 10:22
  • 댓글 0
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모바일 기기 사용 참여 45%…접근성이 높아질수록 혜택 커져

폴리콤이 지난해 11월 영국 글로벌 IT 리서치 업체인 쿼서카(Quocirca)와 공동으로 설문조사를 실시했다.

폴리콤과 쿼서카는 전세계 80개국에 있는 기업을 대상으로 인터뷰를 하고, 폴리콤 제품을 사용중인 800여명의 사용자에게 설문조사를 진행했다. 이 설문조사를 보면 정기적으로 영상회의 솔루션을 사용한다고 밝힌 응답자의 90%가 ‘영상회의 솔루션을 통해 생산성, 팀워크의 향상, 출장경비 절감 효과가 있었다’고 답했다.

하지만 응답자들은 ‘많은 이들이 영상회의 솔루션의 다양한 혜택을 인지하고 있지만 영상회의 솔루션이 보편화되기 위해서는 넘어야 할 장애물들이 많다’고 답했다.

조사대상자 2명중 1명은 ‘영상회의 솔루션이 널리 사용되기 위해서는 영상회의 솔루션에 대한 접근이 보다 용이해지고 영상을 보편적으로 활용할 수 있는 기업 문화가 먼저 조성돼야 한다’고 답변했다.

이번 설문조사를 진행한 쿼서카의 애널리스트 롭 뱀포드는 “대부분의 네트워킹 기술의 가치는 네트워크에 연결된 사람의 수가 증가할수록 더욱 커지고 영상회의 솔루션도 예외는 아니다”며 “사용자가 증가할수록 사용자들의 경험도 더욱 편리하고 친숙해지고 영상 활용 문화를 확산시키는 것은 개인과 조직 모두에게 큰 혜택을 가져올 수 있다”고 말했다.

이번 설문조사에서 최종 사용자의 45%가 ‘영상회의에 참여하기 위해 태블릿, 스마트폰, 노트북과 같은 모바일 기기를 자주 사용한다'고 답해 모바일 기기의 활용도가 높은 것으로 밝혀졌다.

흔히 디지털 원주민이라고 불리며 일상에서 디지털 기기를 사용하고 IT 기술에 익숙한 만 25세 이하의 직원들 중 35%는 언제 어디서나 영상을 접하고, 영상을 활용하는 문화에 익숙한 것으로 나타났다. 앞으로 모바일 기기 사용이 증가하고, 기업이 점차 유연근무제를 확대 도입하게 되면서 모바일 기기를 활용하여 영상회의 및 업무를 처리하는 사람들은 계속 증가할 것으로 전망된다.

아시아 태평양 지역에서는 주로 임원(86%)과 관리자급 직원(89%)이 조직 내 영상 활용을 주도하고 있는 것으로 나타났다. 또한 아시아 태평양 지역의 회사에서는 경영진 회의(66%)와 인재 채용(30%) 부분에서 영상회의를 많이 활용하고 있었으며 많은 아시아 태평양 지역의 사용자들이 여전히 영상 활용으로 인한 가장 큰 혜택으로 출장비 절약을 꼽았다.

아시아 태평양 지역 응답자의 70%는 일상적인 업무에서 영상의 활용도가 점차 증가하고 있다고 답했으며 영상 협업 솔루션을 사용하는 아시아 태평양 지역 회사 중 90%는 룸형 솔루션을 사용하는 것으로 나타났다.

이러한 설문조사 결과를 바탕으로 폴리콤코리아는 ▲쉽고 편하게 영상 경험을 할 수 있는 환경을 조성하라 ▲영상 시스템에 대한 기업 차원의 지원이 필요하다 ▲영상 활용에 관한 정기적인 교육을 실시해라 ▲영상회의를 위한 규칙을 정하되 모바일 솔루션 사용자에게는 유연하게 적용해라 등 직장 내 영상 활용 문화를 정착시키기 위한 4가지 중요 팁을 소개했다.

쉽고 편하게 영상 경험을 할 수 있는 환경을 조성하라 = 영상 활용 문화를 정착시키기 위해서는 무엇보다 영상 경험을 쉽고 편하게 접할 수 있는 환경을 조성해야 한다. 이를 위해 영상 시스템 구축시 일관성 있는 시스템을 이용하여 사용자들이 영상 활용법을 보다 쉽게 이해할 수 있도록 해야 한다.

또한 직원들이 영상 시스템에 쉽게 접근할 수 있도록 해야 한다. 이사회실과 같이 제한된 장소에서 소수의 임원만이 영상 시스템을 사용하도록 하는 것이 아니라 전 직원들이 모두 영상을 업무에서 일상적으로 사용할 수 있도록 해야 한다.

특히 직원들이 일할 때 자주 사용하는 노트북이나 태블릿, 스마트폰과 같은 기기에 영상 협업 솔루션을 설치해 언제든 영상을 사용할 수 있는 환경을 조성해야 한다.

영상 시스템에 대한 기업 차원의 지원이 필요하다 = 영상 시스템에 대한 적극적인 지원도 필요하다. 영상 시스템에 문제가 생기기 전에 미리 점검해 영상 시스템의 문제로 인해 직원들이 업무에 영상을 활용하지 못하는 경우가 생기지 않도록 해야 한다.

매일 점검해야 할 사항으로는 영상 시스템이 제대로 작동하는지, 다른 기기를 연결하기 위한 추가 케이블이 있는지, 카메라가 바른 방향을 바라보고 있는지, 음량 조절은 잘 돼 있는지 등이 있다.

폴리콤은 모든 시스템이 완벽하게 작동하도록 완비해 사용자로 하여금 영상 시스템에 신뢰감을 가질 수 있도록 하라고 조언하고 있다. 또한 영상시스템 관련 문의를 할 수 있는 연락처를 일원화하여 신속하고 일관성 있게 대처해야 한다.

영상 활용에 관한 정기적인 교육을 실시해라 = 영상 사용에 관한 내용을 따로 교육하지 말고 정기 교육의 일부에 포함 시켜 업무에서 영상을 사용하는 것을 일상적인 것으로 인식하게끔 해야 한다.

또한 직원들이 영상을 활용한 업무처리를 자연스럽게 느낄 수 있도록 교육 내용에는 단순한 기술적 사용법뿐만 아니라 영상 에티켓, 회의 관리 등 업무 중 영상 활용에 필요한 다양한 내용을 추가해야 한다.

영상회의를 위한 규칙을 정하되, 모바일 솔루션 사용자에게는 유연하게 적용해라 = 영상회의에서도 다른 회의와 마찬가지로 에티켓을 지키는 것이 중요하다. 회의 참석자 모두가 들을 수 있도록 자신의 의사를 또렷하게 전달해야 하며 동료, 직원들과의 시선 일치도 중요하다.

회의 시작 전에는 휴대전화를 반드시 끄고 회의 도중 다른 업무를 하거나 산만한 태도를 보여서는 안 된다.

하지만 외부에서 일을 하는 직원들은 대게 카페나 공공장소 등 네트워크 상황이나 카메라 품질이 사무실보다 좋지 않은 장소에서 모바일 기기를 다루는 경우도 많다. 따라서 영상회의를 위한 규칙을 정했다면 모바일 기기를 활용해 업무를 처리하는 직원에게는 그러한 규칙들을 보다 유연하게 적용할 필요가 있다.

신대준 폴리콤코리아 지사장은 “영상 협업 솔루션이 제공하는 많은 혜택들이 제대로 그 가치를 발휘하려면 영상 협업 솔루션을 보다 활발히 활용할 수 있는 문화를 조성해야 한다”며 “영상 활용을 정착시키기 위한 조직문화를 만들고 전 직원들이 업무에서 영상을 일상적으로 활용한다면 영상이 가진 잠재력을 십분 끌어낼 수 있을 것”이라고 밝혔다. 



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