후지제록스차이나가 호텔 체인 샹그릴라호텔앤리조트의 객실 예약 업무 효율화를 위해 통합 문서관리 솔루션을 구축했다고 밝혔다.

샹그릴라호텔앤리조트가 도입한 객실 예약 솔루션은 후지제록스의 문서관리 소프트웨어 ‘도큐웍스(DocuWorks)’를 활용해 종이문서와 전자문서를 통합적으로 관리하는 것으로 전반적인 업무 프로세스 개선은 물론 종이 사용량을 줄여 비용절감 효과 또한 기대할 수 있다고 후지제록스차이나는 설명했다.

현재 중국 내 샹그릴라호텔앤리조트 그룹의 26개 호텔이 후지제록스의 객실 예약 솔루션을 도입했으며 향후 오픈하는 모든 샹그릴라호텔앤리조트 그룹의 호텔과 리조트에도 적용할 계획이다.

후지제록스의 객실 예약 솔루션은 웹사이트, 팩스, 이메일 등 다양한 경로로 접수되는 고객들의 객실 예약 신청서를 전자화해 중앙 집중식으로 통합 관리하게 해준다. 객실 예약이 확정되면 관련 문서는 자동으로 중앙 서버에 시간 순으로 저장되며, 별도의 문서를 출력하지 않아도 고객에게 예약 확인서가 전자팩스로 자동 발송된다.

객실예약부서 외에도 재무부서, 프론트데스크 등에서 언제든지 간편한 검색을 통해 예약 관련 문서를 확인하고 편집할 수 있어 전반적인 업무처리 절차를 간소화할 수 있다.

일례로 후지제록스의 객실 예약 솔루션을 처음 도입한 중국 상하이 소재의 푸동 샹그릴라호텔(Pudong Shangri-La)의 경우 객실 예약 한 건을 처리하는 데 소요되는 시간을 기존 36분에서 5분으로 줄여 업무 효율을 약 80% 개선했다. 또한 팩스, 출력 등 종이문서로 작업하던 일들을 전자화함으로써 연간 50%의 용지 절감 효과를 기대하고 있다.

한편 샹그릴라호텔앤리조트는 2010년부터 5년간 에너지 소비를 20% 감축한다는 목표를 설정해 호텔 내 조명을 LED로 변경하고 객실 예약부서에서는 종이 사용량을 절감하는 등 친환경 경영에 힘쓰고 있다.

한편 후지제록스는 앞으로도 전문적인 문서관리 기술과 노하우를 바탕으로 기업의 경영 과제 해결에 기여하는 솔루션과 서비스를 제공해 나간다는 계획이다.