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문서 보안·관리·협업 한 번에 해결하는, 파수 ‘랩소디’
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문서 보안·관리·협업 한 번에 해결하는, 파수 ‘랩소디’
  • 전유진 기자
  • 승인 2021.06.02 09:23
  • 댓글 0
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디지털 문서를 위한 최적의 보안 관리 플랫폼

시스템 통합(SI) 업체 K사는 한 프로젝트에 6명의 팀원이 참여해 제안서를 작성하고, 각 팀원은 작성한 문서를 이메일과 파일 서버를 통해 공유했다. 문서를 취합하는 과정에서 잘못된 버전이 공유되기도 하고, 공유 받은 문서를 체계적으로 관리하지 않아 최신 버전을 찾는 데도 많은 시간이 소요됐다. 이에 K사는 문서 취합과 버전 관리에 시간이 낭비되지 않도록 클라우드 스토리지 서비스나 온라인 편집 서비스 등 다양한 대책을 검토하게 됐다. 그러나 이런 서비스들은 제안서 작성 과정에서 발생하는 다량의 문서를 지속해서 관리하기 어려웠고, 결국 K사는 공동 작업과 문서 관리를 동시에 지원할 수 있는 다른 ‘대안’을 찾아 나섰다.

 

 

코로나19가 불러온 재택·원격근무의 시대


코로나19로 우리의 생활 환경은 사람들과의 접촉을 줄이는 ‘비대면’ 방향으로 급속하게 변화됐다. 특히, 많은 기업은 비대면 환경을 위해 개인 공간에서 업무를 보는 이른바 ‘재택근무’ 혹은 ‘원격근무’를 전격 시행하기에 이르렀다. 문제는 갑작스럽게 재택근무와 원격근무를 시작하게 된 기업들이 이와 같은 업무 환경 변화에 어떻게 대응해야 할지 잘 모른다는 사실이다. 재택근무를 위한 솔루션으로 가장 잘 알려진 것이 줌과 같은 화상회의 솔루션이지만, 이는 의사소통을 할 수 있는 한 방편에 불과하다.

기업 운영에서 가장 중요한 업무를 꼽으라면 단연 ‘문서 관리’라 할 수 있다. 대부분 기업이 주요 기밀과 영업 자료들을 문서로 보관하기 때문이다. 과거에는 중요한 문서들을 모아 금고에 보관했다. 그러나 PC가 상용화되고 업무에 활용되면서 이러한 비밀문서나 주요 문서에 대한 관리가 더욱 중요해졌다.

이미 여러 기업과 기관에서 문서 관리 시스템, 파일 서버, 문서중앙화, 클라우드 스토리지 등의 문서 관리 솔루션을 사용하고 있지만, 데이터 보안, 관리 등의 문제는 여전히 끊이지 않고 있다. 심지어 문서의 공유와 관리를 위한 솔루션의 필요성조차 알지 못하는 기업도 많다. 또 반대로, 여러 가지 솔루션을 사용하면 중복 데이터가 대량으로 발생하고, 이는 업무의 중복으로 이어져 결국 협업의 생산성을 떨어뜨리는 결과를 초래한다. 아울러, 여러 복합 솔루션 적용으로 보안 관리 영역이 제한되고, 유출 사각지대로 인해 심각한 보안 리스크가 발생할 수 있다. 따라서 문서 관리 시스템 및 협업 솔루션들을 하나로 관리할 수 있는 ‘통합 문서 관리 플랫폼’이 필요하다.

 

 

엔터프라이즈 문서 플랫폼 ‘랩소디’


파수는 엔터프라이즈 문서 관리 플랫폼 ‘랩소디(Wrapsody)’를 제공하며 사무실 밖에서도 중요 문서들을 안전하고 효율적으로 관리할 수 있도록 지원한다.

랩소디는 파수의 오랜 노하우가 담긴 문서 가상화(VCI, Virtual Content Infrastructure) 기술을 기반으로 문서 위치에 상관없이 보안과 관리가 가능한 솔루션이다. 랩소디가 적용되면 작성하던 문서들을 내외부 어느 곳에서도 바로 이어서 작업할 수 있으며, 작업이 완료된 문서는 단순히 저장하는 것만으로도 문서에 대한 권한이 있는 임직원들에게 자동 업데이트돼 효율적인 협업 및 관리를 할 수 있다.

랩소디 도입으로 기업은 ▲인텔리전트 업무 환경 구축을 통한 가치 창출 ▲데이터 중심의 보안, 관리, 백업, 추적, 분석 ▲손쉬운 정보 공유 및 편리한 문서 관리를 통한 생산성 향상 등이 가능해질 것으로 보인다.

문서를 특정 위치에 저장하거나 메일이나 링크를 통해 공유하지 않아도, PC에서 평소처럼 문서를 작업하면 자동으로 버전 관리, 공유, 백업이 가능하며, 세밀하고 정확하게 사용자 행위를 파악한다. 이에 기업에서는 모바일, 태블릿, PC 등을 통한 모든 협업 과정에서 문서 중심의 의견 교환이 가능해진다.

또한, 문서 생성 시점부터 접근 제어와 감사 추적 기능을 제공해 사용 이력, 연관 관계, 유통 경로 등을 파악할 수 있어 사이버 위협이나 내부자에 의한 문서 유출 위협으로부터 안전하게 문서를 보호할 수 있다.

아울러, 기업 콘텐츠 관리(Enterprise Contents Management, ECM), 전자문서 관리 시스템(Electronic Document Management System, EDMS), 전사적 자원 관리(Enterprise Resource Planning, ERP), 그룹웨어 등에 여러 버전으로 파편화되어 있는 문서들을 혁신적으로 통합 관리해 기업 내 다른 부서와 데이터를 공유하지 않는다면 정보가 단절되는 ‘데이터 사일로’ 현상을 해결한다. 스마트 클리너 기능을 통해 중복되고, 오래되고, 중요하지 않은(Redundant Outdate Trivial, ROT) 문서들을 찾아내 손쉽게 정리할 수 있다.

특히, 랜섬웨어 위험에 대응하기 위해 백업 시스템의 중요성이 증대되고 있는 가운데, 기존 백업 솔루션의 실시간 백업은 많은 리소스를 필요로 하고 완벽한 백업을 보장하지 못한다. 그러나 랩소디는 별도의 백업 작업을 하지 않아도 중앙 서버에 모든 문서가 자동 보관되어 즉시 복구가 가능하므로 랜섬웨어 공격에도 대응할 수 있다.

파수 관계자는 “더욱 강력한 문서 보안을 원할 경우, 파수의 핵심인 데이터 보안 솔루션 ‘파수 엔터프라이즈 디알엠(Fasoo Enterprise DRM)’을 도입하면 된다. 파수 엔터프라이즈 디알엠은 중요 내용을 담은 데이터 자체를 암호화해 허용된 권한 내에서만 사용하도록 제어하며, 사내 문서들에 대한 보호, 권한 제어, 추적, 관리뿐만 아니라 화면 정보, 인쇄물, 모바일 기기까지 다양한 사용 환경을 고려한 전방위적 보안 기능을 제공한다”고 전했다.

이어 “유연한 정책 지원으로 불가피한 예외 상황들에 더욱 효율적으로 대응할 수 있으며, 예외 처리가 적용된 문서에 대한 사후 보안 관리를 지원해 유출 위협을 사전에 차단한다”고 밝혔다.

 

 

랩소디의 성공적인 구축 사례 


병원 환자들의 민감한 개인정보를 취급하는 의료 기관 I는 파수의 랩소디를 도입해 중요 정보 보호는 물론, 자료 백업, 랜섬웨어 대응까지 다양한 효과를 누리고 있다.

랩소디 도입 전, 많은 병원이 으레 그래 왔듯 의료 기관 I 역시 웹하드에 중요 자료들을 백업해왔다. 하지만 최근 몇 년간 지속해서 보안 위협이 되는 랜섬웨어로부터 중요 정보를 보호하는 데 한계가 나타나기 시작했고, 업무 자료들의 백업 역시도 효율적으로 이뤄지지 못해 업무 연속성을 보장받기 어려운 지경에 이르렀다. 그뿐만 아니라, 자산화된 자료들을 효과적으로 관리할 방안이 필요했고, 의료 기관에서 다루는 정보의 민감성을 고려했을 때 암호화 조치도 필수적인 상황이었다.

이에 의료 기관 I는 이번 프로젝트를 통해 VCI기술이 탑재된 랩소디를 도입하면서 모든 문제를 한 번에 해결했다. 병원에서 다루는 중요 정보들은 중앙 서버에 실시간으로 저장돼 자산화된 형태로 관리되기 시작했고, 개인 PC에서는 암호화된 상태로 저장 및 사용되고 있다. 특히 랜섬웨어나 바이러스에 취약했던 백업 솔루션을 랩소디로 대체해 안전하고 효율적인 백업 시스템을 마련했다. 또한, 자산화된 문서 업데이트 시 해당 문서를 보유한 모든 사용자에게 실시간 동기화 기능을 제공해 업무 연속성을 보장했고, 파일명·사용자명·본문 내용·태그 등 다양한 검색 기능이 포함돼 업무 생산성까지 높일 수 있었다.

파수 관계자는 “환자 개인정보가 담긴 민감 정보를 대량으로 취급하기 때문에 정보 유출 사고가 발생하게 되면, 병원 신뢰도에 있어 더욱 치명적인 타격을 입을 수 있다. 의료 기관 I는 이제 내부에서 생산되는 모든 자료를 안전하게 보관 및 백업할 수 있는 시스템을 구축해 효율적인 업무 환경을 구성했을 뿐만 아니라 랜섬웨어 등의 최신 사이버 공격에도 완벽한 대비 체계를 갖췄다. 미래지향적 정보 시스템을 운영하는 의료 기관 I는 이렇게 공공 의료 서비스를 한 단계 더 높은 수준으로 끌어 올렸다”고 말했다.


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